Cada día llegan a la DIAN más de 32 millones de documentos electrónicos, y apenas el 1% sale del facturador gratuito de la DIAN. El dato, que la entidad entregó a finales de 2024, dice mucho de para quién fue hecha la herramienta. El servicio gratuito cumple con todo lo que exige la norma y le sirve de sobra a un negocio que emite pocas facturas al mes, pero cuando las ventas crecen y cada factura hay que llenarla a mano en un portal que no se conecta con la contabilidad ni con la caja, la balanza empieza a inclinarse hacia una plataforma de facturación electrónica.

Entonces, ¿es mejor la facturación gratuita de la DIAN o un sistema de facturación de pago? Si emites pocas facturas y la contabilidad la llevas por aparte, el facturador gratuito te alcanza y no tiene sentido pagar por algo que no vas a aprovechar. Si facturas a diario, si varias personas de tu equipo emiten documentos o si necesitas que la factura salga directo de tu ERP o de tu punto de venta, lo más probable es que una plataforma de un proveedor tecnológico autorizado te ahorre más de lo que cuesta.

¿Qué trae la facturación electrónica gratuita de la DIAN?

La facturación electrónica gratis existe y la ofrece la propia DIAN como una de las tres vías que contempla el sistema de facturación, junto al software de facturación electrónica que una empresa desarrolla por su cuenta y los proveedores tecnológicos autorizados. De las tres, es la única que no le cuesta nada al contribuyente.

El kit, que la entidad también llama Solución Gratuita, incluye el software y un certificado de firma digital sin costo que dura dos años y se renueva desde el mismo portal. Todo el trámite se hace en línea y el servicio no tiene tope, de modo que puedes generar y recibir todas las facturas que necesites y consultarlas cuando quieras, como explica el micrositio de facturación gratuita de la DIAN. Con el tiempo la herramienta ganó dos ayudas que se agradecen en el día a día: las plantillas, que permiten repetir facturas frecuentes sin empezar de cero, y un servicio que la DIAN desarrolló en 2025 con la Superintendencia de Industria y Comercio para completar el nombre y el correo del comprador con solo escribir su número de documento.

Para empezar hay que pasar por el portal de habilitación de la DIAN. Allí te registras como facturador electrónico, eliges “Software gratuito” como modo de operación y pides el certificado; después superas el set de pruebas, defines la fecha de inicio y verificas que tu RUT tenga la responsabilidad 52, la de facturador electrónico. Luego solicitas la numeración de tus facturas, y en ese momento conviene pedir también la de contingencia, porque más adelante puede sacarte de un apuro. Con los prefijos asociados ya puedes facturar. La DIAN ofrece soluciones gratuitas parecidas para el documento soporte en compras a no obligados a facturar y para la nómina electrónica.

Lo que no te cuentan del facturador gratuito

Que el servicio no tenga límite de facturas no significa que aguante cualquier volumen, porque lo primero que se agota es el tiempo de quien factura. El facturador gratuito es un portal web en el que cada factura se diligencia campo por campo, y aunque las plantillas y el autocompletado ayudan, el portal no se conecta con tu programa contable ni con tu punto de venta, así que lo que vendes en un sistema lo vuelves a escribir en el otro. Con cinco facturas al mes casi ni se nota. Con cincuenta, alguien de tu equipo termina dedicando horas cada mes a copiar datos, y cada dato copiado a mano es una oportunidad de equivocarse en un NIT o en un valor que después toca corregir con una nota crédito, porque una factura electrónica validada no se puede borrar.

Tampoco entrega reportes de ventas e impuestos listos para el contador. Puedes consultar y descargar lo que emitiste, pero cruzar esa información con la contabilidad sigue siendo un trabajo manual que se acumula para el cierre de cada periodo.

Hay un riesgo menos evidente. Cuando facturas desde el portal de la DIAN, tu herramienta de facturación y el sistema que valida tus facturas son la misma plataforma, de modo que si esa plataforma presenta fallas, también se frena tu facturación. Pasó el 9 de enero de 2025, cuando la DIAN reportó intermitencias por un fallo regional en la plataforma de su proveedor externo y autorizó facturar en contingencia bajo la Resolución 165 de 2023, con 48 horas para transmitir las facturas una vez superado el problema. En un escenario así, quien factura desde el portal gratuito tiene que recurrir a las facturas de contingencia con la numeración que solicitó al habilitarse, y por eso vale la pena tenerla lista desde el primer día.

Para resolver dudas, el canal disponible es la línea de atención de impuestos de la DIAN (601 489 9000), la misma que atiende el resto de consultas tributarias del país, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 7:00 p.m. y los sábados hasta el mediodía.

Del piloto con 20 microempresas al 1% de las facturas del país

La cifra del 1% tiene historia. La DIAN abrió el servicio gratuito en junio de 2018, después de probarlo con 20 microempresas, y lo concibió desde el principio para negocios pequeños. La idea funcionó: en 2019 lo usaban 4.244 facturadores y a mediados de 2020 ya eran más de 16.000, según el blog de la DIAN.

Cuatro años después el panorama es otro. En diciembre de 2024, Cecilia Rico Torres, directora de Gestión de Impuestos de la DIAN, explicó en Portafolio que de los más de 32 millones de documentos que recibe la entidad cada día, cerca del 84% llega a través de proveedores tecnológicos, un 15% por el software propio de las empresas y solo el 1% por el servicio gratuito. El portal funciona y sigue teniendo usuarios, pero el grueso de la facturación del país, la que se emite por miles cada día, pasa por otro camino.

¿Y qué cambia si te pasas a una plataforma de facturación electrónica?

Detrás de una plataforma de facturación electrónica hay un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, y lo que la hace distinta es la conexión. La factura nace en tu ERP o en tu caja, la plataforma la firma y la envía a validación previa, y a tu cliente le llega sin que nadie la haya vuelto a digitar. En un mostrador con fila eso significa vender y facturar en el mismo movimiento, y en una oficina significa que el contador recibe los reportes de ventas e impuestos ya armados, sin tener que exportar nada a Excel.

La facturación también deja de depender de una sola persona, porque cada quien trabaja con su propio usuario, y los demás documentos electrónicos quedan en el mismo lugar: la nómina, el documento soporte y, si vendes en mostrador, el documento equivalente POS. Cuando algo falla, o cuando la DIAN cambia una regla técnica, hay un equipo al otro lado que responde por el servicio que contrataste.

Todo esto tiene un costo, que según el proveedor se paga como una mensualidad o como un paquete de transacciones. Por eso la comparación útil no es entre gratis y pago, sino entre lo que cuesta la plataforma y lo que te cuestan las horas que tu equipo dedica hoy a facturar a mano.

Comparativa: facturador gratuito DIAN vs plataforma

Puestas lado a lado, las dos opciones se diferencian sobre todo en cómo sale cada factura y en lo que pasa después de emitirla.

¿Te alcanza con el facturador gratuito de la DIAN?

Te alcanza si emites pocas facturas al mes y casi siempre a los mismos clientes, porque en ese escenario las plantillas hacen buena parte del trabajo. También es una buena opción para la persona natural o el negocio pequeño que apenas entra a la obligación de facturar y quiere arrancar ya, sin contratos ni costos, o para quien lleva la contabilidad por aparte y solo necesita que la factura sea válida ante la DIAN. Si alguna de esas condiciones cambia, vale la pena volver a hacer la cuenta.

¿Cómo saber si necesito una plataforma de facturación electrónica?

Hay cuatro señales de que el facturador gratuito se quedó pequeño para tu operación:

• Volumen: facturas todos los días, o tienes un punto de venta donde la fila no puede esperar a que alguien llene un formulario web.
• Doble digitación: trabajas con un ERP o un sistema contable y te das cuenta de que estás digitando todo dos veces.
• Crecimiento del negocio: en tu equipo factura más de una persona, manejas nómina electrónica o documento soporte, o recibes facturas de proveedores y no quieres seguir saltando de una herramienta a otra.
• Errores que ya cuestan: una factura rechazada o atrasada ya te ha costado un cliente o un pago.

Lo que debes saber si vas a pasarte a un sistema de facturación pago

Toma las facturas que emites en un mes, multiplícalas por los minutos que te toma cada una en el portal y súmale el tiempo que se va en corregir errores y en pasarle la información al contador. Convierte ese total a lo que vale una hora de la persona que lo hace y compáralo con lo que cobra una plataforma. Si el tiempo cuesta más, el facturador gratuito ya te está saliendo caro.

¿Cómo migrar del facturador gratuito a una plataforma paga?

La buena noticia es que no empiezas de cero, porque ya estás habilitado como facturador electrónico y lo único que cambia es el modo de operación. Antes de dar el paso, descarga las facturas que emitiste con el facturador gratuito y guárdalas en tu propio archivo. Después elige un proveedor tecnológico autorizado (la DIAN publica el listado de proveedores tecnológicos en su micrositio) y, desde el portal de habilitación, registra el nuevo modo de operación y haz el set de pruebas, una etapa en la que el proveedor suele acompañarte. Para cerrar, asocia la numeración y los prefijos al nuevo modo de operación y define desde qué fecha dejas de facturar en el portal gratuito.

Lo que vas a ganar si eliges The Factory HKA

The Factory HKA es proveedor tecnológico autorizado por la DIAN desde 2017, con la Resolución 0002542, renovada en 2022 con la 002794, y fue una de las empresas que participó en la prueba piloto de facturación electrónica de la entidad. Hoy pasan por su plataforma más de 34 millones de transacciones electrónicas al mes, de más de 26.500 empresas, y se conecta con más de 300 sistemas de facturación y ERP.

Si vienes del facturador gratuito, lo primero que notas es que dejas de digitar, porque la factura sale del sistema que ya usas y en menos de dos segundos queda emitida y validada ante la DIAN. Puedes crear todos los usuarios que tu equipo necesite sin pagar más por ellos, tu contador recibe los reportes de impuestos e ingresos listos para trabajar y tus facturas quedan guardadas durante 10 años bajo certificación ISO 27001, con la firma electrónica incluida. Cuando surge una duda, te contesta una persona del equipo de soporte. En la misma plataforma tienes la facturación electrónica, la nómina electrónica, el documento soporte y el documento equivalente electrónico POS.

Dudas que siempre salen sobre el facturador gratuito

¿El facturador gratuito de la DIAN tiene límite de facturas?

El facturador gratuito de la DIAN no tiene límite de facturas: permite generar y recibir documentos electrónicos sin tope. El límite real está en el tiempo que toma llenar cada factura a mano en el portal.

¿Quién puede usar la facturación electrónica gratuita de la DIAN?

La facturación electrónica gratuita de la DIAN la puede usar cualquier persona natural o jurídica que necesite facturar electrónicamente, siempre que esté inscrita en el RUT. Basta con registrarse como facturador electrónico en el portal de habilitación y elegir “Software gratuito” como modo de operación.

¿El certificado de firma digital de la DIAN es gratis?

El certificado de firma digital de la DIAN es gratis para quienes facturan con el servicio gratuito. Se solicita dentro del ambiente de habilitación, tiene una vigencia de dos años y, cuando vence, se renueva desde el mismo portal.

¿Puedo cambiarme del facturador gratuito de la DIAN a un proveedor tecnológico?

Puedes cambiarte del facturador gratuito de la DIAN a un proveedor tecnológico en cualquier momento, sin volver a habilitarte desde cero. El cambio se hace en el portal de habilitación, donde registras el nuevo modo de operación y pasas el set de pruebas, y conviene que antes descargues las facturas que emitiste en el portal gratuito.

¿Qué hago si la plataforma de la DIAN falla mientras facturo?

Si la plataforma de la DIAN falla mientras facturas, puedes emitir facturas de contingencia con la numeración que solicitaste al habilitarte. Una vez se restablezca el servicio, tienes 48 horas para transmitirlas a la DIAN.