22 AÑOS DE EXPERIENCIA INTERNACIONAL
¿Cómo Funciona la Facturación Electrónica DIAN en Colombia?
La facturación electrónica es el equivalente digital de la factura en papel y tiene el mismo valor legal y tributario bajo la normativa de la DIAN. Con The Factory HKA, tus comprobantes cumplen todas las fases del flujo operativo y fiscal:
-
- Validez fiscal garantizada: opera bajo los lineamientos vigentes de la DIAN y tiene el mismo valor legal y tributario que un documento físico.
- Firma digital personalizada: tu información se transmite en un archivo XML firmado con certificado digital, que asegura la autenticidad del origen, la integridad del contenido y el no repudio.
- Validación y resguardo seguro: cada comprobante se emite, transmite y valida en tiempo real ante la DIAN y se almacena por +10 años en la nube.
- Entrega directa al comprador: tras la venta, tu cliente recibe automáticamente el archivo XML y su representación gráfica en PDF por correo electrónico.
- Gestión de acuse de recibo: tus compradores generan el acuse de recibo en segundos para aceptar o rechazar el documento.
- Operación como emisor y receptor: tu empresa emite facturas y también administra las de sus proveedores y sus eventos fiscales.
- Eficiencia operativa: automatizas procesos manuales y optimizas la logística, el almacenamiento y la seguridad de tu contabilidad.
Éxito en Números
Clientes Felices
Transacciones Realizadas
Aliados Comerciales
Transacciones por hora
Nuestros Servicios de Facturación Electrónica DIAN
Nuestro portal web cumple con los lineamientos de la DIAN para la generación y transmisión inmediata de tu facturación electrónica. Configura tus catálogos fácilmente, administra tus datos y emite todos tus documentos digitales de forma rápida y segura.
Generación de documentos electrónicos
Facturas de venta, notas crédito, notas débito y documento soporte electrónico.
Generación de factura sector salud
Facturación electrónica en salud con RIPS para IPS, clínicas y médicos.
Generación de factura sector transporte
Emisión alineada con RNDC, manifiestos de carga y remesas.
Catálogo de Servicios, Productos y Clientes
Importación y carga masiva de datos para agilizar la emisión de tus comprobantes.
Catálogo de Establecimientos
Gestión centralizada y control multi-sucursal para todas las sedes de tu empresa.
Generación de Reportes
Informes inmediatos o programados para un control financiero y tributario en tiempo real.
Lo que dicen nuestros clientes
Reseñas publicadas en Google sobre nuestro servicio de facturación electrónica.
“Empresa con gran sentido de atención al cliente. Uno de los mejores proveedores tecnológicos en Colombia, ofrecen todos los servicios de factura electrónica, nómina electrónica y recepción. Además tienen constante sesiones de enseñanza en su canal de Youtube, me ha servido mucho para aprender de la normativa de documentos electrónicos. Precios justos para el servicio que brindan.”
“Es una empresa de tecnología enfocada en la facturación electrónica con alto sentido en la atención al cliente con presencia en varios países de Latinoamérica la recomiendo ampliamente”
“Tenemos tiempo trabajando con ellos y de verdad es lo mejor que le ha ocurrido a la empresa respecto a Facturación Electrónica”
“Los mejores en el ecosistema de facturación electrónica... Totalmente recomendados...”
Documentos Electrónicos
que puedes transmitir con The Factory HKA
Con The Factory HKA cubres los documentos electrónicos que la DIAN exige a tu empresa:
| Documento | Para qué sirve |
|---|---|
| Factura electrónica de venta | Documento principal de cada venta de bienes o servicios, validado por la DIAN antes de llegar a tu cliente. |
| Factura de exportación | Respalda las ventas al exterior con el mismo flujo de firma y validación. |
| Factura de contingencia | Permite seguir facturando cuando un inconveniente tecnológico impide emitir la factura electrónica. |
| Notas crédito y débito | Ajustan o corrigen una factura ya emitida. |
| Documento soporte electrónico | Soporta tus compras a proveedores no obligados a facturar. |
| Acuse de recibo y recepción electrónica | Gestiona el acuse de recibo y los eventos de las facturas que recibes de tus proveedores. |
| Documento equivalente electrónico | Reemplaza documentos como el tiquete de caja o POS en operaciones que no requieren factura de venta. |
| Nómina electrónica | Genera y transmite a la DIAN el soporte de pago de nómina. |
| Facturación electrónica en salud y RIPS | Facturación electrónica y RIPS para IPS, clínicas y médicos. |
| Factura del sector transporte | Emisión alineada con RNDC, manifiestos de carga y remesas. |
| Cajas registradoras inteligentes | Equipos con facturación electrónica integrada para tus puntos de venta. |
Marco Legal
La facturación electrónica en Colombia se rige por el artículo 616-1 del Estatuto Tributario y por la Resolución DIAN 000165 de 2023, que desarrolla el sistema de facturación y los proveedores tecnológicos y adopta la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta.
En 2015, el Decreto 2242 amparó el modelo de facturación electrónica y reglamentó las condiciones de expedición con fines de masificación y control fiscal. En 2020, la Resolución 000042 estableció los requisitos y los calendarios de implementación, y en 2021 la Resolución 000012 modificó algunos de sus artículos y el anexo técnico. El 1 de noviembre de 2023, la Resolución 000165 desarrolló el sistema de facturación vigente.
Leyes y Resoluciones
Resolución DIAN 000165 del 1 de noviembre de 2023
Desarrolla el sistema de facturación y los proveedores tecnológicos; adopta la versión 1.9 del anexo técnico de factura electrónica de venta y el anexo técnico 1.0 del documento equivalente electrónico.
Resolución DIAN 000042 del 5 de mayo de 2020
Antecedente: requisitos de la factura electrónica y calendarios de implementación, sustituida por la Resolución 000165 de 2023.
Resolución DIAN 000012 del 9 de febrero de 2021
Antecedente: modificó algunos artículos y el anexo técnico de la Resolución 000042.
Para ir más a fondo, lee nuestra guía definitiva de facturación electrónica en Colombia.
FAQS
Preguntas Frecuentes en Facturación Electrónica
¿Qué es la Facturación Electrónica?
La facturación electrónica es una modalidad establecida por la DIAN en la que la factura se genera en un formato definido (XML) a través de un proveedor tecnológico o software autorizado, que cumple las condiciones técnicas de la Resolución 000165 de 2023. La DIAN valida el documento al recibirlo y después se entrega al comprador del bien o servicio.
¿Qué hace un software de facturación electrónica?
Un software de facturación electrónica genera, firma, envía a la DIAN y guarda las facturas de tu empresa. Arma el documento en XML, le aplica el certificado de firma digital y lo transmite para que la DIAN lo valide en el momento. Si queda aprobado, tu cliente recibe el XML y el PDF por correo. El programa también controla tu numeración autorizada, emite notas crédito y débito cuando hay que corregir o anular una factura, genera el documento soporte para compras a proveedores no obligados a facturar y deja todo almacenado en la nube. Con la plataforma de The Factory HKA puedes conectarlo por API a tu ERP o programa contable y seguir facturando desde el sistema que ya usas.
¿Quiénes están obligados a facturar electrónicamente en Colombia en 2026?
Están obligados a facturar electrónicamente las personas jurídicas y las personas naturales que deben expedir factura de venta o documento equivalente por cada operación de venta de bienes o servicios, además de quienes decidan hacerlo de forma voluntaria. Las empresas deben facturar electrónicamente, y las personas naturales cuando sus ingresos brutos superan 3.500 UVT ($183.309.000 con la UVT 2026 de $52.374). Los comerciantes, independientes y responsables de IVA o impoconsumo según el RUT también deben facturar, sin importar si cobran montos bajos o esporádicos.
¿Cuál es el monto mínimo para una factura electrónica?
No existe un monto mínimo para emitir una factura electrónica en Colombia. La Resolución 000165 de 2023 obliga a expedir la factura electrónica de venta, o el documento equivalente que corresponda, por todas y cada una de las operaciones, sin importar su valor. El tope de 5 UVT que se mencionaba hace unos años aplicaba al tiquete POS tradicional. Las ventas de mostrador hoy se soportan con el documento equivalente electrónico POS, que se puede expedir sin importar la cuantía, y las demás operaciones se facturan con factura electrónica de venta.
¿Qué necesito para facturar electrónicamente?
Para facturar electrónicamente necesitas seguir cinco pasos: adquirir el servicio con The Factory HKA, habilitarte como facturador electrónico ante la DIAN, solicitar la resolución de numeración para facturación electrónica y asociarla al proveedor tecnológico The Factory HKA Colombia SAS, configurar la resolución en el portal de facturación y emitir tu factura electrónica.
¿Cómo es el paso a paso de facturación electrónica en DIAN?
El paso a paso de la facturación electrónica ante la DIAN tiene cinco etapas. Primero contratas un proveedor tecnológico autorizado y revisas que tu RUT esté actualizado. Después te habilitas como facturador electrónico en el portal de la DIAN y superas el set de pruebas con tu proveedor. Con la habilitación aprobada, solicitas la resolución de numeración, que fija el prefijo y el rango de tus facturas, y la asocias a tu proveedor. Luego cargas esa numeración en la plataforma y la configuras con los datos de tu empresa. Con eso listo ya puedes emitir: cada factura se firma, la DIAN la valida y tu cliente la recibe por correo.
¿Cuáles son los 3 tipos de facturas electrónicas?
Los 3 tipos de facturas electrónicas que se emiten en Colombia son la factura electrónica de venta, la factura de exportación y la factura de contingencia. La de venta es la de uso diario: la expides por cada operación dentro del país y la DIAN la valida antes de que llegue a tu cliente. La de exportación respalda las ventas a clientes en el exterior y sigue el mismo proceso de firma y validación. La de contingencia te permite seguir vendiendo cuando una falla tecnológica impide emitir en línea. Aparte están las notas crédito y débito, el documento soporte y el documento equivalente electrónico, que son documentos electrónicos distintos de la factura.
¿Qué tipos de documentos electrónicos se pueden generar a través de la plataforma de The Factory HKA?
La plataforma de The Factory HKA genera factura electrónica de venta, factura de exportación, factura de contingencia, nota crédito, nota débito, acuse de recibo y documento soporte electrónico, y procesa los eventos del RADIAN y los requerimientos del sector salud (RIPS) y del sector transporte (RNDC). Para otros documentos tenemos soluciones propias: nómina electrónica, documento equivalente electrónico, recepción electrónica y cajas registradoras inteligentes.
Integración con ERP o programas contables: ¿cómo opera?
La integración con tu ERP o programa contable funciona a través de nuestra API B2B: el software que ya usas envía la información a la infraestructura de The Factory HKA, que firma el documento y lo transmite a la DIAN sin alterar tu código base. Así no gastas presupuesto en desarrollar módulos propios ni dependes de los cambios constantes de la ley.
¿Por qué elegir a The Factory HKA?
The Factory HKA es proveedor tecnológico de facturación electrónica autorizado por la DIAN bajo la Resolución 002542 del 7 de abril de 2017. Gestionamos tu certificado de firma digital personalizado, ofrecemos 6 años de almacenamiento en la nube y una suite de soluciones fiscales, sobre una plataforma robusta, segura y versátil con sistema de gestión de seguridad de la información certificado bajo la norma ISO/IEC 27001.
Encuentra más respuestas en nuestras preguntas frecuentes sobre facturación electrónica.
Contáctanos
¿Listo para optimizar la gestión de tus documentos electrónicos con nuestra solución de facturación electrónica?
Estamos aquí para asesorarte y ofrecerte las mejores soluciones fiscales para tu negocio. Déjanos tus datos en el siguiente formulario:
