Preguntas Frecuentes de Facturación Electrónica

Debes empezar a facturar electrónicamente cuando adquieres la obligación y te habilitas como facturador electrónico ante la DIAN. El calendario de obligatoriedad de la Resolución 000042 de 2020 ya venció (la fecha máxima fue el 15 de diciembre de 2020), por lo que hoy el paso pendiente es la habilitación, en la que The Factory HKA te acompaña.

Un proveedor tecnológico es una empresa autorizada por la DIAN para prestar servicios de generación, transmisión, entrega, recepción y conservación de facturas electrónicas de venta a las personas obligadas a facturar electrónicamente.

Si tu resolución de numeración venció, debes solicitar una nueva autorización de numeración para factura electrónica en el portal MUISCA de la DIAN. Después la asocias al proveedor tecnológico en el portal “Facturando Electrónicamente" de la DIAN y configuras la nueva numeración en el portal web de The Factory HKA.

Una factura en formato PDF firmado o escaneado no se considera factura electrónica. La factura electrónica es un documento XML firmado con el certificado digital del emisor, que garantiza la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y el no repudio. El PDF es solo la representación gráfica para que el comprador la visualice, y el documento que respalda costos, gastos e impuestos descontables es el XML.

El certificado de firma digital es un elemento emitido por una entidad certificadora avalada por la ONAC a personas jurídicas o naturales, que permite acreditar la identidad del titular al firmar documentos electrónicos y garantiza autenticidad, integridad y no repudio. Está incluido en todos los planes de The Factory HKA.

No existe ningún valor mínimo para emitir la factura electrónica de venta. Sin importar el monto de la venta, si el cliente pide su factura, la empresa o persona obligada debe expedirla.

Quien está obligado a expedir factura electrónica y no lo hace puede recibir multas y la clausura del establecimiento de comercio, oficina, consultorio o sitio donde ejerza su actividad, profesión u oficio, conforme al artículo 657 del Estatuto Tributario. La sanción aplica incluso en ventas de bajo valor, porque no existe un monto mínimo para facturar.

La habilitación en Muisca con The Factory HKA se hace en tres pasos. Primero entras al portal Muisca y te diriges al apartado de Habilitación, donde seleccionas a The Factory HKA en el listado de proveedores tecnológicos. Después ejecutas el set de pruebas en la plataforma, un proceso técnico que se completa en pocos minutos, y finalmente solicitas la resolución de numeración autorizada para quedar operativo.

Las notas crédito y débito electrónicas no requieren autorización de numeración. La numeración que entrega la DIAN corresponde a facturas de venta y de exportación, y la de las notas crédito, las notas débito y las facturas de contingencia la genera y administra el emisor.

La factura electrónica de venta debe cumplir los requisitos del artículo 11 de la Resolución DIAN 000165 de 2023. Entre ellos están: la denominación expresa como factura electrónica de venta; el nombre o razón social y el NIT del vendedor; la identificación del adquirente; el prefijo, el consecutivo, la fecha y la vigencia de la autorización de numeración; la fecha y hora de generación y de expedición; el detalle de los ítems y el valor total; la forma y el medio de pago; la discriminación de los impuestos; la firma digital; el CUFE; y la dirección de internet que contiene el código QR.

La validación previa es la verificación que realiza la DIAN del documento electrónico antes de entregarlo al comprador de bienes o servicios. El comprador recibe la factura electrónica junto con el documento de validación, que también puede consultarse en la página de la DIAN.

No es necesario conservar copia física de la factura electrónica. La conservación se hace de forma electrónica, en el archivo XML con firma digital, durante 5 años como mínimo por norma, y The Factory HKA almacena tus documentos durante 6 años en la nube.

Se factura por contingencia con una factura de talonario o papel cuando un inconveniente tecnológico impide emitir la factura electrónica. Para ello solicitas la autorización de numeración de talonario o papel y la asocias previamente al proveedor tecnológico, y reportas a la DIAN las facturas generadas durante la contingencia dentro de las 48 horas siguientes a la superación del inconveniente.

Facturar electrónicamente te permite cumplir la normativa de la DIAN y, además, reducir costos, ahorrar espacio de almacenamiento y facilitar tus transacciones. También mejora los procesos de tu negocio, da mayor trazabilidad y seguridad a las operaciones, permite un mejor control empresarial y aumenta tu competitividad.